Gestion des calendriers avec Leopard (et Server)

Gestion des calendriers avec Leopard (et Server)

Les temps sont difficiles, et il faut comme le dit Éric Merlin (un des top managers plébiscité par la revue gratuite Entreprises et Management) abaisser les coûts de fonctionnement de son entreprise (page13). Une des solutions est de «boulonner» efficacement l’entreprise… Boulonner ? En effet, il s’agit de mettre en place un ensemble de procédures à suivre «presque» scrupuleusement (notez le «presque» afin d’éviter de tomber dans un totalitarisme) par les acteurs de l’entreprise.
Et cela est valable que vous soyez seul maître à bord, ou quelques employés voire plus (Bien évidemment, plus on est de fous, plus il faut boulonner fort, genre Loctite frein-filet).
J’entends déjà des lecteurs dire: «J’irai jamais bosser chez lui, c’est un malade, il va nous mettre la pression…» Détrompez-vous, toute l’habileté est de se sentir libre de gérer son temps et son travail, en gardant parfaitement à l’esprit qu’il est nécessaire de se conformer à cet ensemble de procédures garant de la bonne santé de l’entreprise.
Après cinq ans d’entreprenariat, je ne peux que conseiller aux jeunes entrepreneurs d’être particulièrement soucieux des règles ou procédures de fonctionnement de leur société. Bref, ici je voulais surtout aborder la gestion des emplois du temps (made in Apple) au niveau d’une petite entreprise (moins de dix personnes, en l’occurence la mienne) et évoquer alors quelques pistes.

Tout d’abord, pour gérer efficacement son emploi du temps, n’allons pas chercher très loin. Un agenda papier peut faire parfaitement l’affaire. Le problème avec ce genre de support est qu’il faut l’avoir en permanence à portée de main. Et malheureusement, aucun automatisme d’alarmes, de rappel de tâches ne sont disponibles. Par contre, il peut parfaitement remplir certaines fonctions:

  • Prendre des notes lors d’un entretien téléphonique ou un rendez-vous client (C’est bien plus réactif que de sortir son ordinateur portable qui à ce moment là n’a plus d’autonomie…). Et puis certains clients sont parfois un peu méfiants lorsque vous êtes cachés derrière votre écran. Il est plus judicieux d’utiliser son ordinateur portable au moment opportun pour montrer à son client une réalisation par exemple.
  • Réceptionner des pièces administratives et commerciales importantes: vous recevez du courrier, trouvez que le flyer posé sur le bar est sympa. Une issue, le glisser dans votre agenda, vous l’archiverez par la suite. Pour les amateur de la méthode GTD, l’agenda peut devenir votre boite de réception. Un conseil, ne multipliez surtout pas ces boites de réception.

Si je devais conseiller un type d’agenda, privilégiez le format A5 qui à mon sens est un format passe-partout et allez faire un tour sur les agendas de la marque suisse Time/system (J’en parlerai dans un prochain billet) ou de la marque anglaise Filofax.

agenda time/system ferméagenda time/system avec netbook Agenda Time/system

Ensuite comme toute agence de communication qui se respecte, nous possédons un parc d’ordinateurs de la marque Apple composé de portables, d’Imac et de Macmini, et le but est de les faire interagir ensemble (partage de fichiers, serveur web, gestion des calendriers).

Solution 1: J’aime mon iCal et j’en fais profiter les autres

La moins onéreuse, est de publier l’un des calendriers choisis sur son poste afin qu’il soit disponible à l’abonnement pour les autres collaborateurs. Toutefois les calendriers auxquels vous êtes abonnés ne sont accessibles qu’en lecture seule.

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Solution 2: iCal Server ou l’art de tout centraliser

Sur un poste fixe, faîtes-vous plaisir, installez une version serveur de Leopard, cela ouvre de nouveaux horizons concernant le partage de fichiers, les services web, la sauvegarde TimeMachine et iCal Server. Il s’agit après l’installation de Leopard Server, d’enregistrer des noms d’utilisateurs avec des droits personnalisés (permettant ainsi l’accès à certains services). Une fois ces étapes franchies (pas forcément évidente à mettre en oeuvre, bien que Leopard Server ait grandement facilité les choses), vous pouvez vous connecter à iCal Server et les événements que vous aller créer seront visibles par vos collaborateurs à condition de les inviter.

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C’est une solution idéale, malheureusement les événements ne sont pas gérables depuis l’iPhone, sauf avec une application tierce?Ç RemoteCalendar (qui au passage n’affichera les événements qu’en lecture seule). Cela devrait normalement voir le jour avec la prochaine de Mac OS X: Snow Leopard .

Solution 3: MobileMe, le sauveur

Aussi incroyable que cela puisse paraître, mais nous avons trouvé pour le moment notre salut avec MobileMe. En effet, chaque poste client édite son agenda, le synchronise avec MobileMe manuellement ou automatiquement. La mise est à jour des calendriers est quasi-immédiate et on peut alors récupérer et éditer ces informations via son iPhone ou l’interface web.
On peut également grâce à BusySync mettre à jour des calendriers sur Google Agenda et éditer des calendriers partagés de nos collaborateurs.

Certaines entreprises pourraient être frileuses à utiliser un service destiné au grand public, mais force est de constater que pour le moment c’est la seule solution vraiment réactive lorsqu’on possède une batterie de poste fixes, mobile et iPhone. Si certains sont réticents à souscrire MobileMe, il existe une autre alternative…

Solution 4: Kerio MailServer, pour réconcilier Mac et PC

Repasser à la caisse pour faire l’acquisition de Kerio MailServer. C’est une solution que l’on peut installer sans trop difficulté sur un serveur Leopard offrant ainsi la possibilité de synchroniser les contacts, calendriers, tâches et emails, même sur périphérique nomade tel que l’iPhone via l’OTA (Over The Air synchronization)

En guise de conclusion, si vous êtes comme nous une petite structure férue de technologies, qui aime travailler avec du matériel Apple, être réactive, gagner du temps (et donc de l’argent) il ne vous reste plus qu’à souscrire dans un premier temps à un abonnement MobileMe. Je le répête haut et fort: «C’est pour le moment la méthode la plus simple et efficace de partager totalement ses calendriers depuis son portable ou son iPhone». Ne vous ruez pas immédiatement sur Leopard Server (qui n’apportera pas de solution significative quant à la gestion de l’iPhone avec iCal Server) sauf si vous avez l’intention de?Ç mettre en oeuvre d’autres services. Mais ça, c’est une autre histoire, on en reparle une prochaine…

Vous aimeriez en connaître davantage à propos de Leopard Server, retrouvez-nous alors lors d’une formation Leopard Server.

4 Avis

  1. Kumo 9 années ll y a

    Très bon article.
    Je rajouterais juste la synchronisation avec Google Calendar (sous Leopard uniquement). C’est gratuit, c’est simple et en plus c’est accessible par internet.

    J’utilise ça avec ma famille (j’habite encore chez mes parents) pour coordonner simplement les absences et présences de tout le monde (histoire de savoir qui est là pour manger vendredi soir ou quand est-ce que je pars en week-end, etc.). Et je suis en train de mettre en place le même système… dans mon entreprise.

    Mais là , le problème est toujours le même: il faut que les gens jouent le jeu. Et beaucoup d’entre eux en sont encore à l’agenda papier.

  2. Auteur
    Ian 9 années ll y a

    En effet Google Agenda peut apporter une solution intèressante, je vais d’ailleurs compléter l’article sur les conseils de Florian Innocente de Macgéneration

  3. un monsieur 9 années ll y a

    c’est très joli tout ca, mais aucune des solutions proposées ne permet de faire des meeting requests depuis le calendrier de l’iphone.
    J’ai trouvé une solution batarde qui consiste à passer par Nueva pour synchoniser le calendrier Iphone avec celui du mac qui est en DAV chez google apps; en faisant comme ca, via l’interface web de google apps, adaptée au format iphone, on peut faire des meeting requests. Mais le top serait de les faire depuis le calendrier iphone !
    Ou alors j’ai loupé quelque chose

  4. Totologie 8 années ll y a

    Bonjour,

    Je suis un utilisateur de MobileMe et tous les membres de ma société ont leur compte MobileMe.
    Cependant, il y a tout de même un problème c’est que lorsque l’on partage un agenda, les autres utilisateurs ne peuvent pas modifier celui ci.
    Dans mon cas cela ne m’arrange pas car nous sommes sensé avoir un agenda commun (client) qui permet en théorie à chaque collaborateur de mettre le temps passé sur les clients pour qu’a la fin une moulinette nous fasse des extractions de notre ical.
    Me pensant plus malin que les autres je me suis dit qu’il fallait créer un compte commun à toute la société qui ne servirait qu’à cela. Mais….
    Sous mac je n’ai pas trouvé le moyen de déclarer 2 compte MobileMe pour une même session.
    Serte, tout le monde à un iphone et la c’est possible d’avoir le même compte sur plusieurs iphone, mais pour la gestion des clients c’est tout de même pratique de pouvoir saisir les infos via son mac et non son iphone.
    Si vous avez une solution à mon problème je suis preneur

    Merci d’avance

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